Riziká digitálnych projektov

Identifikácia rizík je niečo ako zbieranie všetkého, čo môže mať negatívny vplyv na vývoj projektu. Neznie to síce príliš lákavo, ale ak túto činnosť zahrniete do fázy projektového plánovania, veľa sebe (i vášmu projektu) pomôžete. Navyše získate užitočný zoznam, ktorý môžete zaznamenať priamo do nástroja Riadenie rizík.

Ide o plnohodnotný proces projektového riadenia:

Identifikácia a vyhodnotenie rizík - zistite pravdepodobnosť, závažnosť a načasovanie rizík a následne aj to, s akou pohotovostnou rezervou môžete počítať.
Monitoring a kontrola rizík - filtrujte rozličné riziká, napr. podľa projektu, závažnosti alebo načasovania a podľa toho im priraďte prioritu.
Riešenie rizík - prideľte riziku reakciu a začnite s jeho riešením: vytvárajte úlohy, priraďujte zodpovednej osobe a sledujte vývoj.

Rozoslanie hromadného e-mailu všetkým členom tímu s otázkou: "Čo všetko sa tu podľa teba môže pokaziť?" Nie je optimálnym riešením. Zvolajte radšej stretnutie. V našich končinách to síce ešte stále nebýva štandardom, ale keď sa o rizikách pobavíte priamo medzi sebou - a hoci aj s klientom - vo finále sa vám podarí ušetriť čas. Okrem toho tak neprehliadnete špeciálne riziká, ktoré ako manažér nezistíte, ale vaši špecialisti áno. Kolegovia zodpovední za jednotlivé úlohy budú môcť ostatným členom tímu priamo vysvetliť, v čom spočíva riziko v ich časti projektu a čo sa s ním dá robiť. (Pri digitálnych projektoch je toho na vysvetľovanie dosť, predovšetkým zo strany developerov.) Eliminujete tak napríklad hrozbu nedostatočných výstupov (deliveries), ktoré by potom mohli projekt "zasekať". To, že dáte hlavy dohromady, vám navyše pomôže nielen odhaliť hrozby, ale rovno aj nájsť riešenie. Povedzme teda, že prvým krokom risk manažmentu je práve naplánovanie takejto schôdzky.

Rozpočet a odhad nákladov

Podobne ako u „klasických“ projektov, aj u tých digitálnych je rozpočet veľmi krehký. Projektovým manažérom sa pomerne často stáva, že práve vo fáze samotnej digitalizácie produktu – pri programovaní, testovaní a optimalizácii – sa cenový odhad nezhoduje s tým, čo bolo schválené vo fáze príprav. Čo s tým? Ak sa vo finančnom riadení budete držať prvej rady a navyše pravidelne sledovať aktuálny spend vs. rozpočet projektu, rýchlo zistíte, či ste na dobrej ceste, alebo z nej začínate schádzať. Základom je vždy mať kontrolu nad financiami. Vedieť, či ste nad plán, alebo vám tečie do topánok a v oboch prípadoch pochopiť, prečo tomu tak je. To vám pomôže rýchlo reagovať a vyhnete sa zbrklému haseniu problému.

Riadenie zdrojov pri digitálnych projektoch a optimalizácia

Pri plánovaní úloh nezabudnite predovšetkým na testing a následnú optimalizáciu. U akejkoľvek aplikácie alebo webovej stránke sa nájdu bugy, ktoré zistíte až počas testovania. Naše rady preto znejú:

V Plánovači vyhraďte čas pre (A / B) testing, do ktorého zahrniete aj tých kolegov, ktorí na projekte nerobili. Veľmi ľahko sa môže stať, že vám dajú podnet, ktorý ste ako príliš zainteresovaní autori projektu úspešne prehliadali.
Rezervujte čas aj na optimalizáciu, ktorá zahŕňa opravu bugov. Pozor, môže ísť aj o časovo náročné úlohy, nielen o "kozmetické úpravy".
Aspoň jeden týždeň po oficiálnom spustení projektu zabezpečte kapacitu pre prípadné úpravy na produkte po spätnej väzbe, ktorú získate od koncových užívateľov. Uistite sa však, že ju budete mať kam zaznamenávať a ako vyhodnocovať. Pre tento účel vám ideálne poslúži Helpdesk.
Pre B2B tímy bude dôležité mať obchodné príležitosti aj úlohy v jedinom CRM s dostupnosťou všetkých kontaktov.

Zhrnutie

Proces tvorby digitálneho produktu má svoje špecifiká, ktoré sa odrážajú aj v projektovom riadení. Hneď na začiatku je dobré prediskutovať riziká projektu s vaším tímom. Pri rozpočte potom myslite na to, že trajektória vášho projektu nie je iba od A do B, ale že nasleduje aj testing, optimalizácia a potom užívateľská podpora. Budeme sa tešiť na váš nový digitálny projekt, dajte nám vedieť, ako sa vám darí!

Autor: Jan Pop