Akých chýb sa vyvarovať pri plánovaní rozpočtu projektu

Rozpočet projektu rozdeľuje všetky odhady nákladov do kategórií a ďalej ich zhŕňa do jediného dokumentu, ktorý je veľmi užitočný v niekoľkých fázach projektu.

Rozpočet projektu je jedným z najdôležitejších prvkov každého rozpočtu, a to úplne oprávnene. Tento dokument samotný slúži ako podklad pre mnoho rozhodnutí a môže hrať dôležitú úlohu pri rozhodovaní o úspechu projektu. Slúži tiež ako kontrolný mechanizmus na meranie pokroku a nákladov a v pravidelných intervaloch analyzuje výkonnosť projektu.

Rozpočet projektu využíva viac zdrojov informácií, vrátane štruktúry rozpisu prác, historických informácií, pôvodného rozpočtu, požadovaných zdrojov, odhadov trvania činností a očakávaných odchýlok.

Ako pripraviť úspešný rozpočet projektu?

Vzhľadom na to, akú zásadnú úlohu zohráva rozpočet projektu, je dôležité, aby bol rozpočet projektu realistický a čo najviac sa blížil skutočnosti. Úspešný projektový rozpočet možno pripraviť niekoľkými spôsobmi.

1. Určenie vhodnej techniky
Než začnete s prípravou, musíte určiť vhodnú techniku pre rozpočet vášho projektu. V závislosti od analýzy typu, povahy a cieľov vášho projektu sa môžete rozhodnúť pre analogický odhad, odhad zhora nadol a/alebo parametrický odhad.

Zatiaľ čo niektorá z týchto techník môže byť pre určitý projekt vhodnejšia, rovnaká technika nemusí byť vhodná pre iný projekt, ktorý je inej povahy. Z toho vyplýva, že technika, ktorú zvolíte pre rozpočet projektu, musí dobre zodpovedať vášmu projektu.

2. Vývoj a definícia kľúčových ukazovateľov výkonnosti
Rozpočet projektu je taký dobrý, ako dobré sú jeho kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI). Dobre definované kľúčové ukazovatele výkonnosti vám uľahčia sledovanie a meranie prvkov rozpočtu projektu. Môžete si vyžiadať podnety od odborníkov v rámci vášho projektu a podľa nich vytvoriť príslušné KPI.

3. Využitie historických dát a precedensov
Skvelým nápadom je začať pomocou skôr vykonaných rozpočtov a ich analýzy. Nielenže môžete hľadať inšpiráciu v technikách, analýzach a informáciách, ktoré boli použité v predchádzajúcich dátach, ale môžete sa tiež poučiť, čo nerobiť a akých chýb sa vyvarovať pre rozpočet projektu, na ktorom pracujete.

4. Nešetrite detaily
Aby bol rozpočet realistickejší a presnejší, je dôležité zahrnúť doň všetky relevantné údaje a detaily. Mali by ste sa snažiť zabezpečiť, aby ste neprehliadli žiadne potenciálne náklady a zahrnuli do rozpočtu aj tie najmenšie detaily, pretože sa môže ukázať, že sú natoľko významné, že v budúcnosti ovplyvnia celý rozpočet.

Obvykle platí, že čím viac údajov/informácií zahrniete, tým budete presnejší. Napriek tomu je tiež dôležité nenechať sa uniesť a nezahrnúť každú nepodstatnú informáciu. Vzhľadom na obmedzené zdroje a čas musíte mať pevný úsudok a správne sa rozhodnúť, čo zahrnúť a čo nie.

5. Preskúmanie a revízia
Akokoľvek môže byť rozpočet projektu presný, stále sa jedná o obyčajnú prognózu, od ktorej sa realita v priebehu realizácie projektu môže odchyľovať. Aj keď sa budete snažiť zohľadniť všetky potenciálne faktory, môže sa stať, že váš rozpočet projektu bude konfrontovaný s niektorými nevyhnutnými a nepredvídanými faktormi, ktoré môžu rozpočet projektu do značnej miery ovplyvniť. Preto je dôležité rozpočet často revidovať a preskúmavať, a ak zistíte odchýlku, je potrebné ju nahlásiť príslušnej zainteresovanej strane a začať proces odsúhlasenia.

Chyby, ktorým sa vyhnúť pri plánovaní rozpočtu projektu

Nižšie uvádzame aspekty, ktorých sa musíte vyvarovať pri plánovaní a príprave rozpočtu projektu, aby bol realistický, presný a v konečnom dôsledku úspešný.

1. Veľká závislosť na predchádzajúcich údajoch
Využívanie predchádzajúcich dát je síce považované za dobrú prax, ale hranica medzi ich využívaním a úplnou závislosťou na nich je tenká. Prílišné spoliehanie sa na predchádzajúce údaje a nezačlenenie odchýlok, časovej hodnoty a vhodných multiplikátorov by v konečnom dôsledku viedlo k zlému odhadu a nepresnému rozpočtu projektu.

2. Nesprávne vymedzenie rozsahu pôsobnosti
Rozsah projektu musí byť vopred jasne definovaný, inak by mohli v neskorších fázach projektu vzniknúť problémy s rozpočtom, spojené s vysokými nákladmi na nápravné opatrenia. Neúplná definícia rozsahu môže mať za následok vynechanie odhadu nákladov z rozpočtu projektu, čo by vyvolalo obrovské pochybnosti o jeho dôveryhodnosti a presnosti.

3. Podcenenie nákladov
Optimizmus je síce dobrá vec, ale môže vás zvádzať k podceneniu nákladov a nereálnym odhadom. Počas prípravy rozpočtu projektu sa môže stať, že podceníte náklady len preto, aby ste znížili odhady a podarilo sa vám rozpočet udržať v požadovaných limitoch.

Aj keď vám to krátkodobo môže prejsť, rozhodne sa vám to vypomstí, pretože ak sú vaše odhady rozpočtu podhodnotené a nepresné, budete sa v neskorších fázach projektu stretávať s problémami pri schvaľovaní dodatočných finančných prostriedkov, aby ste zaplnili medzery, s ktorými ste pôvodne nepočítali.

4. Nadhodnotenie dostupnosti
Ďalšia vec, ktorá vám môže pri plánovaní rozpočtu projektu uniknúť, je započítanie nedostupnosti členov tímu, ktorí na projekte pracujú. V ideálnom prípade vychádzate z odhadu, že celý tím bude k dispozícii na 100 % požadovaného času a podľa toho zostavíte odhad rozpočtu.

Hoci 100% dostupnosť znie lákavo, v praxi to nie je možné a mali by ste počítať s očakávanou aj neočakávanou nedostupnosťou členov tímu a zahrnúť tento faktor do rozpočtu projektu.

5. Nezapočítanie daní
Hoci sa to môže zdať ako drobnosť, môže to byť nakoniec príčinou značného prekročenia nákladov. Aby ste mohli zostaviť presnejší rozpočet, musíte sa uistiť, že všetky vaše odhady a cenové ponuky obsahujú dane.

Autor: Jakub Ryba