Business and management consulting company Teron Solutions

So súhlasom DATABOX, originál textu What is Predictable Performance.

Predictable Performance je o vytvorení prostredia, v ktorom dokáže každý zamestnanec predvídať a kontrolovať výkonnosť spoločnosti budúci týždeň, mesiac, štvrťrok….

 

Prečo Predictable Performance?

Väčšina spoločností nedokáže predvídať výkonnosť budúci mesiac, štvrťrok a neskôr.

V súčasnosti má každý prístup k čoraz väčšiemu množstvu informácií o výkonnosti než kedykoľvek predtým. Pre väčšinu ľudí sú však nedostupné, pretože sa vyskytujú na toľkých miestach – v aplikáciách, prihláseniach, heslách a obrazovkách.

A to robí prácu ľudí ešte ťažšiu. Zvlášť Vašu.

Často sa Vám môže stať, že si nebudete istí ako vaša práca ovplyvňuje výkonnosť, alebo aké aktivity by ste mali vy alebo váš tím podniknúť, aby ste dosiahli výraznejší posun. Preto je také ťažké odkomunikovať hodnotu vašej práce ostatným – vášmu šéfovi, vášmu tímu alebo vašim klientom. Premýšľajte o tom – pravdepodobne sa bežne prihlasujete do 12 rôznych aplikácií na sledovanie výkonnosti a sledujete ako sa veci majú, ale vidíte len kúsky.

Potom musíte tieto veci dať dohromady tak, že vytvoríte snímky obrazovky, sťahujete súbory CSV, kopírujete a pridávate údaje zo všetkých nástrojov, ktoré používate, do tabuliek a obrázkov. V čase, keď je to prezentované ostatným, už je to neaktuálne a zvyčajne príliš neskoro pre vás a váš tím, aby ste sa na tom podieľali.

Takže, ako väčšina ľudí, ste nútení sa vrátiť späť k veciam, ktoré u vás fungovali v minulosti, alebo sa spoliehať sami na seba. V skutočnosti sa najviac spoločností usiluje o celkové zlepšenie výkonnosti. Avšak svet sa pohybuje príliš rýchlo, aby sa neustále spoliehal na všeobecne prospešné zlepšenia. Na dosiahnutie očakávaných a zmysluplných zlepšení, musíte zmeniť svoj prístup.

 

Prečo to funguje

Očakávaná výkonnosť je o vytvorení prostredia, v ktorom každý môže kontrolovať výkonnosť spoločnosti – budúci týždeň, mesiac, štvrťrok a neskôr. Je to prostredie, v ktorom každý pozná dopad svojej práce pre dosiahnutie cieľov spoločnosti a čo je najdôležitejšie, je schopný tieto informácie využiť na zlepšenie výkonnosti v budúcnosti.

Kde namiesto statických cieľov sú ciele nastavené mesačne, aby naplnili krátkodobé opatrenia. Kde úpravy je možné vykonať za pochodu, aby sa udržal kurz a dosiahol pokrok. Kde monitorovanie v reálnom čase umožňuje, aby sa všetci sústredili na najdôležitejšie aktivity, identifikovali tie, ktoré prinášajú najlepšie výsledky a cítili sa oprávnení prispôsobiť si svoj plán podľa potreby. Kde všetci v rámci celej organizácie vedia, ako ich práca priamo ovplyvňuje výkonnosť a majú kontrolu nad výkonnosťou spoločnosti budúci týždeň, mesiac, štvrťrok alebo rok.

S očakávanou výkonnosťou nemusíte stráviť hodiny pátraním po informáciách, ktoré potrebujete. Nezáleží na mesačných alebo štvrťročných stretnutiach o zostavovaní výkazov alebo na neaktuálnych a „copy-paste“ tabuľkách a prezentáciách. Namiesto toho, keďže každý pozná stav iniciatív, progres k naplneniu cieľov a činnosti, ktoré prinášajú výsledky – každý môže vykonať zmeny, ktoré zlepšia výkonnosť.

 

Ako to adaptovať

Aby bolo možné predvídateľne zlepšiť výkonnosť, je nevyhnutné aby si spoločnosti osvojili metodiku riadenia.

  1. Identifikovať iniciatívy kvartálne

Pre zlepšenie výkonnosti predvídateľným spôsobom sa musia spoločnosti najprv naučiť, ako vyzerá víťazstvo a prioritizovať  iniciatívy, ktoré povedú výkonnosť k dosiahnutiu tohto stavu. Zlepšenie si bude vyžadovať spracovanie, opakovanie a učenie. Pre väčšinu iniciatív je 90 dní dostatočne veľký priestor, ktorý umožňuje spustiť a merať – a zároveň dostatočne malý, ktorý si vyžaduje naliehavé opatrenia.

  1. Stanovovať ciele mesačne

Väčšina spoločností má ročný plán a niektoré z nich ho rozdelia na štvrťročné ciele. Keď sa ale zamestnanci ráno prebúdzajú,  nie sú znepokojení ani motivovaní cieľmi, ktoré sú vzdialené – až kým nebude príliš neskoro. Prvý krok k očakávanej výkonnosti, v ktorom spočíva skutočné kúzlo, je to, že tieto ciele rozložíte na menšie časti. Mesačné ciele vytvárajú krátkodobé opatrenia.

  1. Revidovať ciele týždenne

Keď sa všetci sústredia na správne kroky, konzistencia pomáha udržiavať všetko na správnej ceste. Ale keď výkonnosť poklesne, plány sa musia zmeniť. Kľúčom k dosiahnutiu mesačných cieľov je každý týždeň diskutovať o plánoch každého tímu a prispôsobiť sa akýmkoľvek zmenám výkonu.

  1. Monitorovať priebeh denne

Ste na správnej ceste. Nastavili ste mesačné ciele a revidujete svoje plány, aby ste ich dosiahli každý týždeň, ale teraz musíte pozrieť na to, ako vaše každodenné aktivity pomáhajú dosiahnuť progres. Keď monitorujete dopad pri implementácii svojho plánu, máte tiež právo  prispôsobiť svoj prístup podľa potreby tak, aby ste sa držali správneho smerovania.

  1. Zdieľať výsledky keď sa udejú

Každý člen tímu je zodpovedný za zdieľanie výsledkov svojej práce vtedy, keď sa udejú. Zdieľanie výsledkov – dobrých aj zlých –  v reálnom čase umožňuje spoločnostiam sláviť víťazstvá, vykonávať viac takých činností, ktoré prinášajú výsledky a zmeniť smerovanie vtedy, keď veci nefungujú. Budete vedieť, že ste úspešne implementovali očakávanú výkonnosť vtedy, keď má každý pocit, že má kontrolu nad výkonnosťou spoločnosti v nasledujúcom týždni, mesiaci, štvrťroku a roku. Keď všetci v rámci celej organizácie vedia, ako ich práca priamo ovplyvňuje výkonnosť spoločnosti, môžu si byť istí, že každý to vie tiež a čo je najdôležitejšie, použije tento náhľad, aby pomohol riadiť zajtrajší výkon.